Ihre MAINung zählt! Auf dem Weg zu einer gemeinsamen Digitalisierungsstrategie für die Frankfurter Stadtverwaltung
ffm. Die Stadt Frankfurt am Main hat sich zum Ziel gesetzt, eine Strategie für die Digitalisierung der Verwaltung auf den Weg zu bringen. Damit dies
ffm. Die Stadt Frankfurt am Main hat sich zum Ziel gesetzt, eine Strategie für die Digitalisierung der Verwaltung auf den Weg zu bringen. Damit dies gelingt und möglichst viele Perspektiven von vorneherein mit einbezogen und damit auch eine breite Akzeptanz bei der Verwaltung erzielt werden kann, wurde unter der Federführung der Dezernentin für Digitales, Eileen O'Sullivan, neben der klassischen Einbeziehung diverser Ämter und Personalvertretungen, ein ganz neuer Weg gegangen. O'Sullivan, die auch für Beteiligung zuständige Dezernentin, erklärt: „Uns war wichtig, noch einen weiteren Blickwinkel in die Strategie aktiv miteinfließen zu lassen. Nämlich den der Beschäftigten selbst." Eine großangelegte Transformation der Verwaltung könne nur gelingen, wenn die Hauptakteure, für die später etwas gelten solle, auch tatsächlich eingebunden würden, sagt die Dezernentin. Hierbei habe man Beschäftigte auf zwei unterschiedlichen Wege beteiligt.
Zum einen fanden fünf thematisch ausgerichtete Expert:innen-Werkstätten statt, in denen die fachlichen Meinungen der Kolleginnen und Kollegen zu zentralen Aspekten der Digitalisierungsstrategie eingeholt wurden.
Zum anderen wurde ein völlig neues, innovatives Beteiligungsformat ins Leben gerufen: der erste Beschäftigtenrat der Stadt Frankfurt. Hier kommen nicht die Fachexpertinnen und -experten zu Wort, sondern zufällig ausgeloste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung, unabhängig von ihrem fachlichen Hintergrund, ihrer Funktion und Position.
Insgesamt wurden 20 Personen für das Beteiligungsformat gewonnen, welche die unterschiedlichsten fachlichen Hintergründe, Hierarchie- und Erfahrungsstufen mitbringen. Auch mit Blick auf Alter, Geschlecht und beruflichen Werdegang ist der Beschäftigtenrat gut durchmischt. In zwei ganztägigen Sitzungen hat der Beschäftigtenrat sich nicht nur über Erfahrungen mit der Digitalisierung ausgetauscht, sondern sich auch Fragen von Expertinnen und Experten des Referats Datenschutz und Informationssicherheit, des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik und der Stabsstelle Digitalisierung zu den Themen Datenschutz, IT-Sicherheit, digitaler Geschäftsgang und digitale Antragstellung beantworteten lassen, um im Anschluss ganz konkrete Ideen zur Gestaltung von IT-Systemen, zur Organisation der weiteren Digitalisierung und zur Priorisierung von Aufgaben entwickeln zu können. Diese wurden in einem Impulspapier zusammengefasst, das am Dienstag, 19. Dezember, der Dezernentin für Digitales überreicht und erläutert wurde.
Silke Setzwein vom Beschäftigtenrat sagt hierzu: „Am Anfang wusste ich nicht, was mich bei dem neuen Format erwartet. Dann war ich erfreut über die Einbindung in den Strategieprozess und über den lebhaften Austausch."
Die oben genannte Strategiegruppe wurde aus Vertretungen der Stabsstellen Digitalisierung und Verwaltungsdigitalisierung, des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik, des Personal- und Organisationsamtes und des hierfür zuständigen Dezernats für Bürger:innen, Digitales und Internationales zusammengestellt. Unterstützt wird die Strategiegruppe durch ein Team der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt).
Anne Burghardt vom KGSt-Team berichtet: „Erfreulicherweise war es möglich, den Strategieprozess sehr partizipativ zu gestalten. Besonders innovativ ist der Beschäftigtenrat, der echte Einblicke in die Alltagserfahrungen der Mitarbeitenden ermöglicht. Sie kennen die täglichen Anforderungen an Digitalisierung besser als alle anderen. Das spiegelt sich auch in der hohen Qualität des Impulspapiers wider, das aus der gemeinsamen Arbeit hervorgegangen ist.“
Ziel des Strategieprozesses ist es, die bereits heute vielfältigen Aktivitäten zur digitalen Transformation von Stadtverwaltung und städtischen Einrichtungen zu bündeln und die Rahmenbedingungen für eine breitere Nutzung digitaler Technologien und Daten zu verbessern. Mit der Strategie soll ein tragfähiges Fundament dafür geschaffen werden, die Potenziale digitaler Tools und Arbeitsweisen in den kommenden Jahren wirksam, verantwortlich, nachhaltig und wirtschaftlich zu erschließen.
Die Digitalisierungsstrategie soll Anfang 2024 in den Geschäftsgang gegeben und von der Stadtverordnetenversammlung beschlossen werden.
Foto Digitalisierungsdezernentin Eileen O'Sullivan (vorne, Mitte), mit den Vertreterinnen und Vertretern des Beschäftigtenrats, Copyright: Stadt Frankfurt am Main, Foto: Ben Kilb
ffm. Die Stadt Frankfurt am Main hat sich zum Ziel gesetzt, eine Strategie für die Digitalisierung der Verwaltung auf den Weg zu bringen. Damit dies gelingt und möglichst viele Perspektiven von vorneherein mit einbezogen und damit auch eine breite Akzeptanz bei der Verwaltung erzielt werden kann, wurde unter der Federführung der Dezernentin für Digitales, Eileen O'Sullivan, neben der klassischen Einbeziehung diverser Ämter und Personalvertretungen, ein ganz neuer Weg gegangen. O'Sullivan, die auch für Beteiligung zuständige Dezernentin, erklärt: „Uns war wichtig, noch einen weiteren Blickwinkel in die Strategie aktiv miteinfließen zu lassen. Nämlich den der Beschäftigten selbst." Eine großangelegte Transformation der Verwaltung könne nur gelingen, wenn die Hauptakteure, für die später etwas gelten solle, auch tatsächlich eingebunden würden, sagt die Dezernentin. Hierbei habe man Beschäftigte auf zwei unterschiedlichen Wege beteiligt.
Zum einen fanden fünf thematisch ausgerichtete Expert:innen-Werkstätten statt, in denen die fachlichen Meinungen der Kolleginnen und Kollegen zu zentralen Aspekten der Digitalisierungsstrategie eingeholt wurden.
Zum anderen wurde ein völlig neues, innovatives Beteiligungsformat ins Leben gerufen: der erste Beschäftigtenrat der Stadt Frankfurt. Hier kommen nicht die Fachexpertinnen und -experten zu Wort, sondern zufällig ausgeloste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung, unabhängig von ihrem fachlichen Hintergrund, ihrer Funktion und Position.
Insgesamt wurden 20 Personen für das Beteiligungsformat gewonnen, welche die unterschiedlichsten fachlichen Hintergründe, Hierarchie- und Erfahrungsstufen mitbringen. Auch mit Blick auf Alter, Geschlecht und beruflichen Werdegang ist der Beschäftigtenrat gut durchmischt. In zwei ganztägigen Sitzungen hat der Beschäftigtenrat sich nicht nur über Erfahrungen mit der Digitalisierung ausgetauscht, sondern sich auch Fragen von Expertinnen und Experten des Referats Datenschutz und Informationssicherheit, des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik und der Stabsstelle Digitalisierung zu den Themen Datenschutz, IT-Sicherheit, digitaler Geschäftsgang und digitale Antragstellung beantworteten lassen, um im Anschluss ganz konkrete Ideen zur Gestaltung von IT-Systemen, zur Organisation der weiteren Digitalisierung und zur Priorisierung von Aufgaben entwickeln zu können. Diese wurden in einem Impulspapier zusammengefasst, das am Dienstag, 19. Dezember, der Dezernentin für Digitales überreicht und erläutert wurde.
Silke Setzwein vom Beschäftigtenrat sagt hierzu: „Am Anfang wusste ich nicht, was mich bei dem neuen Format erwartet. Dann war ich erfreut über die Einbindung in den Strategieprozess und über den lebhaften Austausch."
Die oben genannte Strategiegruppe wurde aus Vertretungen der Stabsstellen Digitalisierung und Verwaltungsdigitalisierung, des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik, des Personal- und Organisationsamtes und des hierfür zuständigen Dezernats für Bürger:innen, Digitales und Internationales zusammengestellt. Unterstützt wird die Strategiegruppe durch ein Team der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt).
Anne Burghardt vom KGSt-Team berichtet: „Erfreulicherweise war es möglich, den Strategieprozess sehr partizipativ zu gestalten. Besonders innovativ ist der Beschäftigtenrat, der echte Einblicke in die Alltagserfahrungen der Mitarbeitenden ermöglicht. Sie kennen die täglichen Anforderungen an Digitalisierung besser als alle anderen. Das spiegelt sich auch in der hohen Qualität des Impulspapiers wider, das aus der gemeinsamen Arbeit hervorgegangen ist.“
Ziel des Strategieprozesses ist es, die bereits heute vielfältigen Aktivitäten zur digitalen Transformation von Stadtverwaltung und städtischen Einrichtungen zu bündeln und die Rahmenbedingungen für eine breitere Nutzung digitaler Technologien und Daten zu verbessern. Mit der Strategie soll ein tragfähiges Fundament dafür geschaffen werden, die Potenziale digitaler Tools und Arbeitsweisen in den kommenden Jahren wirksam, verantwortlich, nachhaltig und wirtschaftlich zu erschließen.
Die Digitalisierungsstrategie soll Anfang 2024 in den Geschäftsgang gegeben und von der Stadtverordnetenversammlung beschlossen werden.
Foto Digitalisierungsdezernentin Eileen O'Sullivan (vorne, Mitte), mit den Vertreterinnen und Vertretern des Beschäftigtenrats, Copyright: Stadt Frankfurt am Main, Foto: Ben Kilb