Historische Nachweise nachhaltig in die Zukunft überführen

Mitte 2025 hat die Stadt mit der Digitalisierung der Hausakten des Bauordnungsamts begonnen. Nach und nach werden weitere Aktenbestände anderer Dienststellen folgen. Jedes Gebäude in der Stadt hat eine Geschichte. Sie sind dokumentiert in zahlreichen Hausakten, die im Keller des Rathauses lagern. Teilweise reichen diese Akten bis in das 19. Jahrhundert zurück. Täglich werden von Planern, Hauseigentümerinnen, Maklern oder Behörden Pläne, Baugenehmigungen oder sonstige Unterlagen und Nachweise aus diesen Akten benötigt. Über weit mehr als 100 Jahre haben sich hier Aktenberge angesammelt, die aufeinandergestapelt mit rund 900 bis 1.000 laufenden Metern das höchste Gebäude der Welt, Burj Khalifa mit einer Höhe von „nur“ 828 Metern, deutlich überragen würden. Die Akten benötigen nicht nur Platz, sondern müssen auch dauerhaft erhalten werden. Gleichzeitig stellt Papier im Zeitalter der Digitalisierung kein zukunftsfähiges Medium mehr dar. Vor allem aber gestaltet sich die Suche nach Dokumenten schwierig. Damit ortsfremde Interessenten Akteneinsicht nehmen konnten, war bisher eine weite Anreise oder die Übersendung von Kopien erforderlich. Neben der Raumersparnis ist das Ziel, die Akten schnell und an jedem Ort auch zeitgleich, etwa verschiedenen Behörden gleichzeitig, zur Verfügung stellen zu können. Modernen IT-Anwendungen werden hierdurch ebenfalls Möglichkeiten eröffnet. Die datenschutzrechtlichen Maßstäbe ändern sich nicht, werden aber den neuen technischen Möglichkeiten angepasst.