Wissenschaftsstadt Darmstadt ordnet Steuerung zentraler IT-Vorhaben neu

Quelle: Shutterstock - Deemerwha Studio Der Ausfall des städtischen E-Mail-Systems hat deutlich gemacht, dass die Wissenschaftsstadt Darmstadt ihre IT-Strukturen in zentralen Bereichen neu ordnen und verbindlicher steuern muss. Oberbürgermeister Hanno Benz wird bei zentralen Vorhaben der Verwaltungsdigitalisierung künftig die Steuerung übernehmen, strategische Prioritäten setzen und deren Umsetzung verbindlich nachhalten. Damit verbindet sich die Chance, in einem zentralen Zukunftsbereich neue Weichen zu stellen, klare Schwerpunkte zu setzen, um die Modernisierung der Verwaltung voranzutreiben.Der E-Mail-Ausfall steht exemplarisch für strukturelle Probleme, die über viele Jahre an vielen Stellen der städtischen IT entstanden sind: fehlende strategische Vorgaben, eine unzureichende Priorisierung von Projekten, mangelndes Nachhalten wichtiger Aufgaben, personelle Engpässe, fehlende Mittel und daraus entstandene erhebliche Technologieschulden. Notwendige Investitionen in tragfähige Strukturen, ausreichendes Personal und zukunftsfähige Systeme wurden über einen langen Zeitraum nicht mit der erforderlichen Konsequenz verfolgt. Gerade in Jahren mit politischen Gestaltungsspielräumen und vorhandenen Haushaltsmitteln wurden die Voraussetzungen für eine nachhaltige Modernisierung nicht mit der nötigen Priorität geschaffen.„Der Ausfall des E-Mail-Systems hat offengelegt, dass wir in der städtischen IT insgesamt eine umfangreichere Führung, verbindlichere Prioritäten und mehr Konsequenz in der Umsetzung brauchen. Darin bin ich mir mit meinem Kollegen, Digitaldezernent Holger Klötzner, einig“, erklärt Oberbürgermeister Hanno Benz. „Diese Verantwortung werden wir bei zentralen Vorhaben jetzt unmittelbar und gemeinsam wahrnehmen. Das ist zugleich die Chance, Versäumtes aufzuarbeiten und die Verwaltung in einem zentralen Bereich zukunftsfähig aufzustellen.“Holger Klötzner, Digitaldezernent, fügt hinzu: „Die Verwaltungsdigitalisierung ist immer sowohl eine organisatorische wie auch eine technische Aufgabe. Der Oberbürgermeister und ich haben dieses Grundprinzip in einem gemeinsamen Gespräch erneut gefestigt und werden die weitere Umsetzung durch noch umfangreichere Zusammenarbeit beschleunigen.“Besonders dringlich ist derzeit die Stabilisierung des bestehenden E-Mail-Systems GroupWise und die Einführung von Microsoft 365. Beide Vorhaben stehen exemplarisch für den Handlungsdruck in der städtischen IT und werden deshalb mit besonderer Priorität behandelt.Bei GroupWise zeigt sich der Modernisierungsbedarf besonders deutlich. Das System ist veraltet und seit Jahren nur mit hohem Aufwand stabil zu halten. Ein Beispiel hierfür sind die überlaufenden Postfächer, welche die Speicherkapazitäten sprengen. Durch die Rundverfügung des Oberbürgermeisters werden nun klare Vorgaben verbindlich und zeitnah geregelt.Um die dringendsten Probleme zügig anzugehen, wurde eine Task-Force eingerichtet, die bereits dreimal getagt hat. Am vergangenen Dienstag (7.), unmittelbar nach der Rückkehr von Dezernent Klötzner aus dem Urlaub, vereinbarten der Oberbürgermeister und der Digitaldezernent in einem Gespräch das weitere Vorgehen bei zentralen IT- und Digitalisierungsvorhaben. Weiterhin wurde vereinbart, dass Klötzner in die Task-Force zur Behebung der aktuellen Krise aufgenommen wird.Unter der Führung des Oberbürgermeisters werden strategische Entscheidungen künftig gebündelt und verbindlicher nachgehalten. In seiner Funktion als Dienststellenleiter verfügt der Oberbürgermeister über besondere Möglichkeiten, ressortübergreifend Prioritäten durchzusetzen und notwendige Maßnahmen wirksam zu beschleunigen. Der Digitaldezernent gestaltet diese engere Steuerung fachlich und operativ mit und hat dabei den erforderlichen Rückhalt, damit die notwendigen Schritte nun mit der nötigen Konsequenz umgesetzt werden. Nur so kann die Stadt die Voraussetzungen schaffen, dass notwendige Digitalisierungsmaßnahmen in enger Abstimmung nicht nur beschrieben, sondern mit klaren Prioritäten verbindlich umgesetzt werden.Benz und Klötzner sind sich weiterhin darin einig: „Die heute sichtbaren strukturellen Defizite reichen weit in die Vergangenheit zurück. Auf Risiken, Rückstände und den wachsenden Handlungsbedarf in zentralen Bereichen der städtischen IT wurde wiederholt hingewiesen. Umso wichtiger ist es, sie nun mit klarer politischer Prioritätensetzung und höherem Umsetzungstempo voranzubringen.“Stadtrat Klötzner erklärt: „Die aktuelle Lage zeigt, wie groß der Handlungsbedarf in der städtischen IT insgesamt ist. Dass besonders dringliche Vorhaben nun mit höherer Priorität und klarerer Steuerung vorangebracht werden, stärkt die Verlässlichkeit in der Umsetzung und schafft zugleich die Voraussetzungen, weitere notwendige Maßnahmen gemeinsam und wirksam anzugehen. Die technischen und organisatorischen Schulden der Vergangenheit holen uns immer wieder ein und bremsen Innovationsprojekte aus, weil viele Grundlagen fehlen. Wir müssen viel von dem aufholen, was man in den 10er Jahren längst hätte angehen sollen. Spätestens als der Digitalstadt-Wettbewerb 2017 gewonnen wurde, hätte man sich lieber auf die Verwaltungsdigitalisierung konzentrieren sollen, statt einen digitalen Leuchtturm nach dem anderen ins Leben zu rufen, der keinen klaren Mehrwert hat.“Zur unmittelbaren Stärkung der Handlungsfähigkeit werden darüber hinaus kurzfristig fünf weitere Stellen im IT-Bereich geschaffen. Mit diesen Maßnahmen soll die städtische IT in zentralen Bereichen zügig stabilisiert und strukturell zukunftsfähig aufgestellt werden.Als Ad-hoc-Maßnahmen werden in den kommenden Wochen die E-Mail-Postfächer in allen städtischen Ämtern und Verwaltungsstellen bereinigt: Alle E-Mails und Kalendereinträge, die vor dem Stichtag 1. Januar 2011 eingegangen oder versendet wurden, werden am 17. Juli 2026 gelöscht. Zudem wird ab 1. September die maximale Postfachgröße auf 50 GB begrenzt.Begleitet werden die jetzt vorgesehenen Maßnahmen und das gesamte Projekt von einer umfassenden internen Kommunikation in enger Abstimmung mit der Task-Force.Benz und Klötzner abschließend: „Die aktuelle Krisensituation zeigt, dass wir zügig notwendige Entscheidungen zu treffen haben, um die Modernisierung der Verwaltung mit klaren Prioritäten, verbindlicher Umsetzung und den notwendigen Investitionen voranzubringen.“